La regla 80 / 20 o Principio de Pareto y la gestión del tiempo

La Regla 80/20 O Principio De Pareto : En este artículo voy a hablar del principio de Pareto, o la regla del 80/20. Según este economista italiano del siglo XIX, el 20% de las causas provocan el 80% de los resultados, y viceversa. Esto se puede aplicar a la distribución de recursos, beneficios, clientes, ventas de productos, tiempo…

Es una regla contra-intuitiva, porque normalmente esperamos que haya una proporción igual entre causas y resultados. No siempre se cumple, debe haber además una relación clara entre causas y resultados, entre los datos de entrada y datos de salida. Además, a veces la proporción varía a 70/30, 90/10 o incluso 95/5.

No es aplicable a todo, pero sí es útil como modelo para aprender a enfocarse en lo fundamental y eliminar lo superfluo.

¿Como podemos utilizar esta regla para ayudar a nuestra gestión del tiempo? Pues, concentrándonos en el 20% más valioso. Para eso debemos primero analizar diferentes aspectos de nuestra vida e identificar qué causas provocan qué resultados, haciéndonos preguntas como: ¿qué 20% de las tareas y actividades que hago resultan en el 80% de mis resultados deseados y mi felicidad? ¿Qué 20% de las causas están provocando el 80% de mis problemas y mi infelicidad? ¿Qué o quién me causa un estrés desproporcionado al tiempo que le dedico?

Una vez que tengamos la respuesta a todas estas respuestas, preferiblemente por escrito, debemos seleccionar y eliminar lo inefectivo, lo que provoca los peores resultados. Si nos parece demasiado drástico eliminar el 80% menos efectivo, podemos centrarnos de momento en el 20% menos efectivo del total. O bien utilizando el principio de 50/5 (parecido al principio de Pareto), que dice que el 50% de los recursos o causas provocan solamente 5% de los resultados, podemos buscar este 50% y centrar nuestros esfuerzos en eliminarlo. Así por lo menos nos estaríamos centrando en deshacernos de lo menos eficiente. Aunque es preferible y más fácil simplemente centrarse en el 20% mejor y potenciarlo.

En teoría con este principio se podría llegar a aumentar entre un 300% y 400% la productividad, si quintuplicamos el 20% más productivo que provoca el 80% de los resultados. Sin embargo, probablemente no es así porque a medida que potenciamos este mínimo más productivo, los resultados se van diluyendo. Como he comentado antes no siempre se aplica está regla o principio, pero sí que es simplemente un modelo útil para tener en cuenta y aplicarlo cuando veamos que puede darse una situación de este tipo.

 

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